Actuele informatie P&O

voor branchegenoten en klanten

De werkkostenregeling deel 2: noodzakelijkheid en gebruikelijkheid

De talrijke huidige regelingen omtrent het loonbegrip zijn opgehouden te bestaan. Daarvoor in de plaats is per 1 januari 2015 de overkoepelende werkkostenregeling gekomen, waarmee u sinds dit jaar mee moet werken in uw loonadministratie en arbeidsvoorwaardenbeleid. Met de nieuwe werkkostenregeling wil de overheid de hoeveelheid regelingen aanzienlijk terugbrengen. In de vorige nieuwsbrief werd het loonbegrip behandeld, in deze nieuwsbrief komt het noodzakelijkheidscriterium en de gebruikelijkheidstoets aan bod.

Noodzakelijkheidscriterium

Vergoedingen en verstrekkingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:
- de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking
- u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer
- uw werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van deze voorziening aan u betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Als uw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Het is dan onbelast voor zover u nog vrije ruimte hebt. Heeft u een beleid en wilt uw werknemer een duurder soort of type? Dan valt het bedrag minus het normbedrag onder loon.

Ook gelden hierbij de volgende voorwaarden:
- De vergoeding of verstrekking maakt geen onderdeel uit van een cafetariaregeling.
- Vaste telefoonkosten mag per definitie niet onbelast worden verstrekt. Wilt u een internetverbinding vergoeden en de werknemer heeft een alles in 1 abonnement? Dan dient de provider onderscheid te maken tussen de kosten voor het internet en de overige diensten (dus TV en/of vaste telefoon)

Gebruikelijkheidstoets

De randvoorwaarden van de gebruikelijkheidstoets zijn nog niet helemaal vast komen te staan. Volgens de wettelijke omschrijving eindheffingsdeel voor zover het niet wordt gebruikt om als eindheffingsdeel om tariefvoordeel te krijgen op loonbestanddelen. Een voorbeeld van oneigenlijk gebruik is wanneer een Directeur-Groot Aandeelhouder (DGA) meer dan evenredig deel naar zich toetrekt ten behoeve van zichzelf of een van de werknemers.

De Belastingsdienst houdt een leidraad aan: als er sprake is van een beloningsbestanddeel tot 2400 per werknemer per jaar, dan wordt er voldaan aan de gebruikelijkheidstoets. Meerdere voorbeelden zijn te vinden op de site van de Belastingdienst.

Tips voor een goede implementatie van de WKR:

Communiceren en registreren zijn voor een goede implementatie van de WKR de twee kernwoorden. Daarom de volgende tips:

- Duidelijk communicatie: begin zo snel mogelijk met duidelijkheid verschaffen naar werknemers.
- Maak keuze in uw arbeidsvoorwaardenbeleid en leg deze keuzes vast.
- Maak afspraken met uw werknemers, zet deze op papier en leg ze vast

 

Topdirection BV
Kraaivenstraat 21-20
5048 AB Tilburg

T: 013 - 467 46 48
F: 013 - 467 59 22
info@topdirection.nl