Actuele informatie P&O

voor branchegenoten en klanten

Beoordelingscyclus deel 1: het functioneringsgesprek

Het einde van het jaar nadert alweer. Voor veel bedrijven is de periode waarin functionerings- of beoordelingsgesprekken gevoerd worden aangebroken. Het kan logisch zijn om dit aan het einde van het jaar te plannen, bijvoorbeeld omdat er zicht is op de resultaten die zijn behaald als bedrijf. Maar als de wintermaanden de drukke periode zijn voor de organisatie, waarom zou je dan niet om de drukke periode heen kunnen plannen?

Wat was ook alweer het verschil tussen een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek? Dit is deel 1: het functioneringsgesprek.

Vorm functioneringsgesprek
Een functioneringsgesprek vindt plaats op basis van tweerichtingsverkeer: leidinggevende en medewerker kunnen punten inbrengen en afspraken maken over die punten en de invulling van de (loop)baan van de medewerker, met als doel de samenwerking en het functioneren van de medewerker te verbeteren. Maar ook kan er vanuit de werknemer kritisch worden gekeken naar de rol van de leidinggevende.

Het functioneringsgesprek is een regelmatig terugkerend tweezijdig gesprek tussen de leidinggevende en de medewerker over het werk, de werksfeer, de werkuitvoering en de werkomstandigheden. Het dient om de kwaliteit van het werk van de medewerker te behouden of te verbeteren, de motivatie te verhogen en de samenwerking tussen leidinggevende en medewerker te verbeteren. Het functioneringsgesprek is er tevens op gericht een zodanig klimaat te scheppen dat de medewerker zijn functioneren bespreekbaar kan maken. Bij het functioneringsgesprek staat het gesprek over dingen die men samen denkt te verbeteren (in het functioneren van de medewerker) centraal. Het gaat hierbij om het huidige en toekomstige functioneren.
Maak in dit gesprek afspraken en zet deze op papier. Op deze manier is er een stuk controle over de prestaties die de medewerker heeft geleverd in de afgelopen tijd, wat stof tot bespreking biedt voor het opvolgende functioneringsgesprek.

Structuur
Zorg bij functioneringsgesprekken voor een duidelijke en logische gespreksstructuur, zodat alle onderwerpen aan bod komen. De structuur zoals hier beschreven wordt tevens aangehouden in het formulier dat u in onze HR-database terug kunt vinden:

1) Samenwerking
Wanneer u begint met de onderlinge samenwerking hebt u een evenwichtige start, waarbij de onderlinge samenwerking wordt besproken.

2) Functioneren
Hoe voert de medewerker zijn taken uit? Belangrijk is daarbij dat er goede, objectieve meetinstrumenten worden gebruikt en niet op basis van “gut feeling” een oordeel wordt gegeven over het functioneren van de medewerker. Geef de medewerker daarin ook de ruimte om zelf een oordeel te geven over het eigen functioneren, maar ook het functioneren van het team, de leidinggevende en de organisatie. De verbetermogelijkheden die worden geopperd moeten worden onderzocht, dan wel worden weerlegd als dit niet tot een verbetering leidt.

3) Werkomstandigheden/werksfeer/omgeving
Hoe ervaart de medewerker het werken in de organisatie en het werken in zijn functie. Is hij de volgende dag er weer klaar voor om te beginnen, of ervaart de medewerker spanning en stress bij het uitvoeren van zijn werkzaamheden. Dit heeft invloed op de productiviteit en gemoedstoestand van de medewerker.

4) Toekomstplannen
Waar zou de medewerker volgend jaar willen staan? En hoe denkt u over die plannen? Ziet u ontwikkelingsmogelijkheden voor de medewerker? Door te weten wat de medewerker kan en wat de medewerker wil kunt u het maximale uit de medewerker halen.

5) Afspraken en verantwoordelijke
Leg alle afspraken vast die in het gesprek zijn gemaakt. Doe dit apart en concreet, zodat er nadien geen verwarring ontstaat of onduidelijkheid is wie nu precies welke taken op zich neemt.

Slot
Er bestaat niet iets als een absolute waarheid wanneer werknemers optimaal functioneren. Ook wij hebben de waarheid niet in pacht. Maar open communicatie en continue interesse in de prestaties van de werknemer hebben een positief effect op de medewerker zijn prestaties. Wacht dus niet op de formele momenten zoals het functionerings- en beoordelingsgesprek, maar leidinggevenden moeten elke werkdag geïnteresseerd zijn in het functioneren en welzijn van de werknemer om de kwaliteit van de werknemers te optimaliseren.

Topdirection BV
Kraaivenstraat 21-20
5048 AB Tilburg

T: 013 - 467 46 48
F: 013 - 467 59 22
info@topdirection.nl